Politika zasebnosti

1. Kdo upravlja podatke

NazivIER, interno orodje za izvolitve v raziskovalne nazive na naslovu naziv.ier.si, upravlja Inštitut za ekonomska raziskovanja (IER), javni raziskovalni zavod, Kardeljeva ploščad 17, 1000 Ljubljana (matična številka 5051690000, davčna številka 81438818). Odgovorna oseba je direktor dr. Damjan Kavaš.

Vprašanja in zahteve glede osebnih podatkov pošljite na ier@ier.si; zahteve, ki zadevajo varstvo osebnih podatkov, posredujemo pooblaščeni osebi za varstvo osebnih podatkov IER.

2. Za kaj podatke uporabljamo in na kateri podlagi

• Izvedba postopkov izvolitve v raziskovalne nazive in vodenje evidence nazivov po Pravilniku o raziskovalnih nazivih IER (22. 6. 2026) in zakonodaji o znanstvenoraziskovalni dejavnosti: izračun pogojev, vloge, komisije, mnenja, glasovanja Znanstvenega sveta, odločitve in obveščanje o rokih. Podlaga: izpolnjevanje zakonske obveznosti in naloge v javnem interesu (6. člen, 1. odstavek, točki c in e Splošne uredbe o varstvu podatkov).
• Prijava in varnost: kdo se je prijavil in kdo je kaj naredil v postopku (dnevnik), da je postopek preverljiv. Podlaga: ista kot zgoraj.
• Seznam nalog kadrovske službe: naloge, ki jih zaposleni v kadrovski službi vodijo zase (lahko z imenom osebe ali vlogo, na katero se nanašajo). Če je vklopljena povezava z Microsoft 365, se seznam usklajuje z njihovim Microsoft To Do, sporočila, ki jih v Outlooku označijo z zastavico, postanejo naloge, iz njihovega lastnega službenega nabiralnika pa so vidni podatki o zadnjih sporočilih (glej točko 3), le za ta seznam nalog. Podlaga: naloge v javnem interesu in delovne obveznosti (6. člen, 1. odstavek, točka e).
• Analitika uporabe (katere strani in gumbe uporabljate), le če to dovolite v obvestilu o piškotkih. Podlaga: vaša privolitev (6. člen, 1. odstavek, točka a), ki jo lahko kadar koli prekličete.

3. Katere podatke obdelujemo in od kod

• Ime in priimek, službeni e-naslov, spol (za pravilno obliko naziva), SICRIS ID, raven izobrazbe, vloga na IER – iz evidence kadrovske službe in ob prijavi iz računa Microsoft 365.
• Nazivi z datumi izvolitve in veljavnosti (evidenca po 30. členu Pravilnika).
• Bibliografija, citati, ocena A3 in projekti – iz javnih sistemov COBISS in SICRIS (IZUM), OpenAlex in z ier.si.
• Kar vpišete sami: delovna doba, vodeni projekti (brez imen naročnikov zaupnih projektov), nagrade, vloga avtorstva, povzetki in priloge k vlogi.
• Postopek: odločitve kadrovske službe, predlog in sestava komisije, poročilo komisije, glasovanja in sklep Znanstvenega sveta, e-sporočila, ki jih pošlje aplikacija.
• Le za seznam nalog kadrovske službe in le iz lastnega nabiralnika osebe v kadrovski službi, ki je povezavo vklopila: zadeva, ime in naslov pošiljatelja, čas prejema, prvih do 200 znakov besedila in povezava do sporočila v Outlooku. Vsebine sporočil in prilog ne shranjujemo; drugih nabiralnikov aplikacija ne bere.
• Tehnični podatki: čas prijave in dejanj; z vašo privolitvijo tudi uporaba strani (brez besedila na straneh, imen in e-naslovov).

4. Kdo vidi kaj

• Vi vidite svoje podatke, svoje vloge in potek postopka. Podpisano poročilo komisije prejmete s sklepom Znanstvenega sveta.
• Kadrovska služba vodi postopke in evidenco; vsebine poročila komisije ne vidi, le njen potek.
• Direktor/-ica vidi vloge v postopku, ker predlaga komisijo, in mnenje komisije, ko je oddano.
• Člani komisije vidijo vlogo šele, ko so imenovani in sodelovanje potrdijo.
• Glasovanje Znanstvenega sveta je tajno: nihče, tudi kadrovska služba ne, ne vidi, kako je kdo glasoval.
• Nihče ne obravnava lastne vloge.
• Lastne naloge in podatke iz lastnega nabiralnika vidi le oseba v kadrovski službi, ki so njeni; skupne naloge kadrovske službe vsi v kadrovski službi.

Izračun pogojev je pripomoček. O izvolitvi odločata komisija in Znanstveni svet; avtomatiziranega odločanja ni.

5. Kje so podatki in kdo jih obdeluje za nas

• Aplikacija, baza in priloge so na strežniku v EU (Hetzner Online GmbH, Nemčija), ki ga upravlja IER.
• Prijava poteka prek računov Microsoft 365 IER (Microsoft Entra ID) in strežnika za prijavo IER (auth.ier.si); e-sporočila pošilja službeni nabiralnik IER v Microsoft 365.
• Povezava seznama nalog kadrovske službe z Microsoft 365 (če je vklopljena): naloge so tudi v Microsoft To Do te osebe, podatki o sporočilih se berejo iz njenega nabiralnika v Microsoft 365 (Microsoft Graph), oboje v okolju Microsoft 365 IER.
• Analitika, le z vašo privolitvijo: PostHog (strežniki v EU), prek našega naslova naziv.ier.si.
• Do ukinitve prejšnje različice (4.x) se vaši vnosi iz nje prenašajo v NazivIER.

Podatkov ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje.

6. Koliko časa jih hranimo

Evidenco nazivov hranimo trajno, kot to zahteva njen namen. Vloge in njihov potek hranimo; priloge k vlogi lahko kadrovska služba izbriše, ko ste izvoljeni v višji naziv (podatki o tem, kaj je bilo oddano, ostanejo). Dnevnik dejanj hranimo, dokler obstaja postopek, na katerega se nanaša. Seja prijave poteče po 10 urah. Podatke o sporočilih za seznam nalog kadrovske službe izbrišemo po 30 dneh, ob izklopu povezave pa v največ 15 minutah; naloga ostane, dokler je ne izbrišejo.

7. Piškotki in shramba v brskalniku

Odločitev lahko kadar koli spremenite s povezavo »Nastavitve piškotkov« v nogi strani. Ob preklicu analitiko ustavimo in njene podatke iz brskalnika izbrišemo.

8. Varnost

Povezave so šifrirane (HTTPS), dostop je mogoč le s službenim računom IER, pravice so omejene na vlogo v postopku, vsako dejanje se beleži, datoteke imajo kontrolno vsoto, baza se varnostno kopira vsako noč.

9. Vaše pravice

Imate pravico do dostopa do svojih podatkov, popravka, omejitve obdelave in ugovora, pri analitiki pa tudi do preklica privolitve in izbrisa. Izbris podatkov, ki jih moramo hraniti po zakonu ali Pravilniku (npr. evidenca nazivov), ni mogoč. Zahtevo pošljite na ier@ier.si; odgovorimo v enem mesecu.

Če menite, da so vaše pravice kršene, se lahko pritožite pri Informacijskem pooblaščencu, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si.

10. Spremembe

O pomembnih spremembah te politike vas obvestimo v aplikaciji. Datum zadnje posodobitve je na vrhu strani.